Tagarchief: Alfresco

In 1 dag ondergedompeld in DITA Tools

Voor afgelopen woensdag had ik nog nooit van de term DITA gehoord, laat staan van de tools eromheen. Ik werd gebeld door VLC, mijn nieuwe werkgever, dat het wel leuk zou zijn de eerste dag op een beurs door te brengen. En dan wel de DITA Tools 2011, afgelopen vrijdag 1 april. Dit geeft een uitgelezen mogelijkheid om kennis te maken met de technische informatie wereld en partners die VLC daarin heeft. Leuk, dacht ik, maar het is wel degelijk een uitdaging om direct deze nieuwe wereld in te duiken.

Om een klein beetje beslagen ten ijs te komen heb ik wikipedia er op nageslagen:

The Darwin Information Typing Architecture (DITA) is an XML-based architecture for authoring, producing, and delivering information. Although its main applications have so far been in technical publications, DITA is also used for other types of documents such as policies, procedures, and training.

Het programma van de dag zag er vooraf net zo ingewikkeld uit als het onderwerp doet vermoeden. Maar niets is minder waar, een overzichtelijke beurs met verschillende leveranciers die hun DITA ondersteunende tools  presenteerden.

DITA

De de presentatie volgende elkaar in een hoog tempo op. De eerste presentatie ging over XMalator, een tool om xml bestanden te bewerken die ook de DITA ondersteund. Deze presentatie greep ik direct aan om meer te weten te komen van DITA in het algemeen. Het gaat namelijk om een architectuur voor de publicatie wereld, wat vooral voor (technische) documentatie word gebruikt. Door alles op te delen in losstaande componenten is het goed herbruikbaar en op een gedetailleerd niveau te beheren met metadata.

De tweede presentatie was een stuk minder leerzaam. Twee man gaven een presentatie/demo van hun saas oplossing. Een Alfresco Community installatie met daarbij een koppeling naar enkele XML editors. Een aantal gedetailleerde vragen konden ze niet goed beantwoorden. Al met al weinig interessant product, en als het dan ook nog eens slecht gepresenteerd word is dat natuurlijk niet goed om naar te luisteren.

Alfresco en Compenize

De beste presentatie was van Compenize, een partner van VLC. Een pakket op basis van Alfresco wat zich volledig richt op de ondersteuning van de publicerende sector. Door gebruik te maken van XLink, Xproc en RDF wat alle drie door w3c goedgekeurde open standaarden zijn. De demonstratie was duidelijk en liet perfect zien wat de mogelijkheden waren voor component based content management. Een veel betere integratie van DITA binnen Alfresco als je het mij vraagt.

Ook de laatste presentatie ging over Alfresco, dit keer over de normale mogelijkheden ervan. Mijn collega Bas Peters gaf deze presentatie, met als uitdaging heel veel te vertellen in een veel te korten tijd. Voor mij was Alfresco een bekend verhaal, maar hoe hij dit in de publicerende wereld neerzette was goed. Hij gebruikte een herkenbaar proces waarop hij elke keer terug kwam na het bespreken van een deel van de features.

Conclusie

Een leerzame dag, van een wereld die ik niet zo goed op mijn netvlies had. Het onderwerp ligt dicht tegen de Enterprise Content Management aan, wat voor mij natuurlijk wel vertrouwd is. De Component gebaseerde manier van beheer is wel nieuw, maar is op een logische manier opgezet.

Is Alfresco up to the (Social) Job?

Tijdens mijn eerste stage in 2007 ben ik in aanraking gekomen met Alfresco, een veelbelovend open source Document Management Systeem (kortweg DMS). Veel werd er over geschreven en gesproken, vooral ook bij de overheden vanwege het open karakter. Maar na deze stage ben ik Alfresco een beetje uit het zicht verloren. Vanwege een aantal gesprekken van afgelopen weken is mijn interesse in Alfresco weer gewekt, de moeite waard om weer eens een kijkje te nemen. Maar nu veel meer gericht op de Social Collaboration mogelijheden van Alfresco. Share is het onderdeel van Alfresco dat zich richt op Collaboration. Tijd dus om weer een trail accountje aan te vragen en rond de neuzen in hun omgeving, tegenwoordig ook in de cloud beschikbaar. Vooraf had ik een voornaamste vraag die ik graag beantwoord zag: Waarom komt Alfresco niet voor in de standaard lijsten en vergelijkingen als het gaat om Social Collaboration Software?

Voordat ik de trial omgeving bekeek, ben ik rond gaan kijken naar de vernieuwingen die Alfresco in de tussentijd ondergaan heeft. De onderstaande presentatie geeft de vernieuwingen weer in de laatste community versie, hoewel deze presentatie niet helemaal voor eindgebruikers bedoeld is.

Zoals eerder gezegd heb ik een cloud trail account aangevraagd om Alfresco te kunnen testen. Leek mij voldoende om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van Alfresco Share. Ik moet eerlijk zeggen dat het eerste oogopslag tegenviel, wat ik heel belangrijk vind. Het ziet er allemaal wat statisch uit, maar ook redelijk druk. Twee eigenschappen die de gebruiker kunnen wegjagen. Toch nog maar even verder kijken.

Is Alfresco Social enough?
De standaard functionaliteiten als blog, wiki, bookmarks en forums zie ik wel staan. En ook tags kunnen gebruikt worden. Maar de kern van een dergelijk platform is voor mij toch het sociale profiel, wat de basis moet vormen voor het geheel. Hierover sprak ik tijdens mijn gastcollege eerder al. De Social Profile brengt de broodnodige intelligentie naar een platform. Daarom denk ik dat Alfresco op dit moment “nog” niet sociaal genoeg is. Ongetwijfeld zal ik in de nabije toekomst wat dieper kijken naar de nieuwe functionaliteiten, zodra mijn mening veranderd laat ik dat weten. Eerder schreef ik al over het toepasselijke acroniem S.O.C.I.A.L., waarmee je goede handvatten hebt om te bepalen in hoeverre het platform Social Collaboration faciliteert.

ECM
Hoewel het op internet (ok, ik geeft het toe: en mijn blog) wel eens zo lijkt, gaat het niet alleen maar om Social. Een goed Document Management blijft van belang, en voor organisaties waar dat voor speelt is Record Managament minstens net zo belangrijk. Deze facetten zijn heel goed ontwikkeld bij Alfresco, daar heb ik echter voor deze blogpost niet naar gekeken. Ongetwijfeld kom ik in de toekomst meer in aanraking met Alfresco, waardoor ik deze onderdelen meer kan belichten.

Conclusie
Alfresco is en blijft een volwaardig ECM pakket, met uitstekende functionaliteiten. Maar op het vlak van Social Collaboration mis ik een zeer belangrijk onderdeel, de social profile. Op basis van dit sociale profiel kun je namelijk de nodige intelligentie uit het systeem halen.

Echter is het pakket 1 ding, maar de implementatie/integratie in de organisatie is natuurlijk nog belangrijker. Wellicht dat een geweldige implementatie mijn gedachten kan veranderen, ik ben dus zeer benieuwd naar succesvolle Alfresco Share implementaties. Met succesvol bedoel ik dan niet alleen dat het functioneel goed werkt, maar dat het voornamelijk ook goed ingebed is in de organisatie en de manier van werken.