Edwin van der Geest – Consultant en Blogger

Afgelopen dinsdag was ik op het Congres Intranet 2011 op uitnodiging van VLC, waarover ik eerder al kort blogde. Het was een inspirerende dag. Veel informatie kwam over iedereen heen, voor mij in veel gevallen zeker interessant en leerzaam. Zoals ik eerder had beloofd is hieronder mijn verslag te lezen.

Peter Hinssen – “Intranet is de nieuwe mail” Als dagvoorzitter was Peter Hinssen gevraagd, en vanaf de start van zijn presentatie was direct duidelijk waarom. Wat kan die man leuk presenteren, een goede combinatie van humor en serieuze kennis van zaken.

Een leuk filmpje uit zijn presentatie was de volgende parodie:

Dion Hinchcliffe – “Social in flow of business” Al jaren een begrip rondom het thema Enterprise 2.0 en Social Business. Nu één van de keynote sprekers. Met als titel “Rethinking the Intranet” gaf Dion (ik hoop dat ik dat mag zeggen) een presentatie op hoog niveau. Net als Peter Hinssen gaf ook Dion Hinchcliffe aan dat Email falliet is.

Omdat ik Dion Hinchcliffe al langer volg via zijn blogposts en op Twitter verwachtte ik veel van zijn presentatie, helaas viel dat wel wat tegen. Maar des al niet te min kwamen er voor mij interssante punten voorbij tussen de vele bullit points door. Ten eerste is dat een bevestiging van waar ik altijd voor pleit, dat is de integratie van een social platform in de dagelijkse werkzaamheden. Dion noemde dat “Social in flow of business”. Ook gaf hij aan dat Transparantie een moeilijk maar belangrijk punt is bij een sociaal platform, “public by default” moet het zijn. De 50-foot-rule was voor mij wel nieuw, het geeft aan dat mensen binnen grote organisaties alleen direct communiceren (laat staan samenwerken) binnen een bereik van 50 foot.

Jane McConnell – “Lead don’t manage” Een vrouw met veel ervaring en kennis in de wereld van intranet. Vooral haar onderzoeken in dit vakgebied zijn bekend. De presentatie was zeker interessant te noemen. Voor mij kwam dat voornamelijk door een aantal slides en statements. Een daarvan is dat afdelingen als Communicatie en IT hun controle aan het verliezen zijn. De eigenaarschap van de informatie op het intranet is niet langer meer van hun. Governance is key! Het gaat niet om alleen het intranet wat socialer moet, maar het holistische geheel. Met andere woorden, kijk naar alle informatie systemen. Vooral de integratie tussen alle systemen moet zorgen voor een embedded oplossing.

Breakout sessie 1: Tony Byrne – “Don’t ask: why not SharePoint but Why SharePoint” Mijn eerste breakout sessie was ik bij Tony Byrne, eigenaar van Real Story Group en oprichter van CMS Wire. Zijn presentatie was een tegendraadse, in de rij aan goede geluiden over SharePoint 2010 gaf hij inzichtelijk aan waar de pijnpunten van SharePoint 2010 zitten. Door zijn langzame manier van praten en de eindeloze bullit point op de slides was het voor mij wel lastig om bij de les te blijven. Vrij vertaald gaf Tony aan: “Microsoft SharePoint 2010 kan vanalles … maar dat alles net niet goed genoeg”.

Breakout sessie 2: Leaseplan – “communities als dragende kracht” De 2e sessie ben ik aangeschoven bij het verhaal van Pim van Wetten (e-office) en Wim de Gier (Leaseplan). Een concreet verhaal van de implementatie (en vooral adoptie) van het sociaal platform binnen Leaseplan. Een interactieve sessie waarin ze voornamelijk goed ingingen op de de adoptie van een dergelijk platform, welke lessen zij geleerd hebben en wat nu al de successen zijn. De aanpak waarbij de gebruikers scenario’s centraal staan sprak mij zeer aan. Continue reading

Tijdens mijn eerste stage in 2007 ben ik in aanraking gekomen met Alfresco, een veelbelovend open source Document Management Systeem (kortweg DMS). Veel werd er over geschreven en gesproken, vooral ook bij de overheden vanwege het open karakter. Maar na deze stage ben ik Alfresco een beetje uit het zicht verloren. Vanwege een aantal gesprekken van afgelopen weken is mijn interesse in Alfresco weer gewekt, de moeite waard om weer eens een kijkje te nemen. Maar nu veel meer gericht op de Social Collaboration mogelijheden van Alfresco. Share is het onderdeel van Alfresco dat zich richt op Collaboration. Tijd dus om weer een trail accountje aan te vragen en rond de neuzen in hun omgeving, tegenwoordig ook in de cloud beschikbaar. Vooraf had ik een voornaamste vraag die ik graag beantwoord zag: Waarom komt Alfresco niet voor in de standaard lijsten en vergelijkingen als het gaat om Social Collaboration Software?

Voordat ik de trial omgeving bekeek, ben ik rond gaan kijken naar de vernieuwingen die Alfresco in de tussentijd ondergaan heeft. De onderstaande presentatie geeft de vernieuwingen weer in de laatste community versie, hoewel deze presentatie niet helemaal voor eindgebruikers bedoeld is.

Zoals eerder gezegd heb ik een cloud trail account aangevraagd om Alfresco te kunnen testen. Leek mij voldoende om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van Alfresco Share. Ik moet eerlijk zeggen dat het eerste oogopslag tegenviel, wat ik heel belangrijk vind. Het ziet er allemaal wat statisch uit, maar ook redelijk druk. Twee eigenschappen die de gebruiker kunnen wegjagen. Toch nog maar even verder kijken.

Is Alfresco Social enough? De standaard functionaliteiten als blog, wiki, bookmarks en forums zie ik wel staan. En ook tags kunnen gebruikt worden. Maar de kern van een dergelijk platform is voor mij toch het sociale profiel, wat de basis moet vormen voor het geheel. Hierover sprak ik tijdens mijn gastcollege eerder al. De Social Profile brengt de broodnodige intelligentie naar een platform. Daarom denk ik dat Alfresco op dit moment “nog” niet sociaal genoeg is. Ongetwijfeld zal ik in de nabije toekomst wat dieper kijken naar de nieuwe functionaliteiten, zodra mijn mening veranderd laat ik dat weten. Eerder schreef ik al over het toepasselijke acroniem S.O.C.I.A.L., waarmee je goede handvatten hebt om te bepalen in hoeverre het platform Social Collaboration faciliteert.

ECM Hoewel het op internet (ok, ik geeft het toe: en mijn blog) wel eens zo lijkt, gaat het niet alleen maar om Social. Een goed Document Management blijft van belang, en voor organisaties waar dat voor speelt is Record Managament minstens net zo belangrijk. Deze facetten zijn heel goed ontwikkeld bij Alfresco, daar heb ik echter voor deze blogpost niet naar gekeken. Ongetwijfeld kom ik in de toekomst meer in aanraking met Alfresco, waardoor ik deze onderdelen meer kan belichten.

Conclusie Alfresco is en blijft een volwaardig ECM pakket, met uitstekende functionaliteiten. Maar op het vlak van Social Collaboration mis ik een zeer belangrijk onderdeel, de social profile. Op basis van dit sociale profiel kun je namelijk de nodige intelligentie uit het systeem halen.

Echter is het pakket 1 ding, maar de implementatie/integratie in de organisatie is natuurlijk nog belangrijker. Wellicht dat een geweldige implementatie mijn gedachten kan veranderen, ik ben dus zeer benieuwd naar succesvolle Alfresco Share implementaties. Met succesvol bedoel ik dan niet alleen dat het functioneel goed werkt, maar dat het voornamelijk ook goed ingebed is in de organisatie en de manier van werken.

Vanmorgen las ik een artikel van de gerespecteerde  ICT Jurist Arnoud Engelfriet op de site Sync, waarin hij pleit dat je als bedrijf beter vooraf toestemming kunt vragen om een foto te mogen plaatsen in het smoelenboek. Op dit bericht heb ik een reactie geplaatst die ik met jullie wil delen. Even later kwam ik op zijn blog hetzelfde bericht tegen met een leuke discussie eronder.

De conclusie van Arnoud Engelfriet in zijn blogpost was als volgt:

Alles bij elkaar denk ik dat je als bedrijf dus maar beter te allen tijde toestemming kunt vragen van de medewerkers voordat je hun foto op intranet (laat staan internet) kunt zetten. (hele bericht)

Mijn reactie hierop gaat niet zozeer over de rechten en plichten, maar meer over de achterhaalde insteek van het smoelenboek:

Ongetwijfeld ben je al bekend met termen als Het Nieuwe Werken, Enterprise 2.0 en Social Collaboration, of hebt er in ieder geval van gehoord. Maar ben je ook bekend met de term Teampark, wat mogelijk een kapstok is voor de eerder genoemde termen? Weet je dat dit onder andere een methode is om de kracht van de sociale kant van de organisatie te benutten? Al eerder schreef ik er kort over als onderdeel van mijn gastles in het kader van Kennismanagement 2.0. Teampark is bedacht en ontwikkeld door mijn collega’s bij Sogeti van het team Innovatie en Inspiratie.  Patrick Savalle, Arnd Brugman en Wim Hofland hebben hun kennis vastgelegd in een boek.

Hieronder de definitie zoals Teampark door Sogeti wordt beschreven:

TeamPark is de visie, methode én traject om een organisatie te voorzien van een levende social kant. Voor een organisatie is ‘social’ een nieuwe manier van samenwerken die de starheid van de bureaucratie doorbreekt en de planbaarheid, voorspelbaarheid, bestuur-baarheid ervan combineert met de flexibiliteit, de creativiteit en het aanpassingsvermogen van sociale netwerken, crowds en communities.

De presentatie van Patrick Savalle is hieronder te zien, de kern van Teampark en de intelligente organisatie wordt toegelicht:

Het boek: Teampark, ‘van crowd naar community’. Ben je geïnteresseerd in dit onderwerp dan zijn er tal van mogelijkheden om op de hoogte te blijven. Dat kun je doen via mijn blog of op http://blog.teampark.org. Maar het volledige verhaal staat goed opgeschreven in het boek “TeamPark, van crowd naar community”. Het boek is een bundeling van twee delen. Aan de ene kant delen de auteurs hun visie en inspiratie onder de titel “van crowd naar community”. Aan de andere kant is het platform en de methode concreet toegelicht. Inmiddels is alweer de tweede druk verschenen van het boek, maar het zal altijd in ontwikkeling zijn.

Het boek is via http://blog.teampark.org in twee delen gratis te downloaden. Of u kunt hem hard-copy bestellen via Bol.com.

Al enige tijd geleden ben ik gevraagd om een gastles te verzorgen voor studenten van de minor kennismanagement aan de Saxxion hogeschool. Dat vond ik een enorme eer en heb ik dan ook met veel plezier aangenomen. Vorige week woensdag heb ik de gastles ook daadwerkelijk gegeven. Het was van mijn kant erg leuk en ik vond het ook interactief. Leuk ook om te horen dat de besproken onderwerpen ook gebruikt gaan worden bij hun projecten.

Voor deze gastles heb ik de theorie van Teampark als basis gebruikt met aanvulling en toespitsing op kennismanagement. Bekijk hieronder de presentatie die ik voor de gastles heb gebruikt.

Tag yourself

Anders dan de traditionele voorstelronde heb ik gebruik gemaakt van de tagging methode. De tagging methode die breed gebruikt wordt op het internet om content te omschrijven, zoals bij foto’s op Flickr en links op Delicious. Een vorm van voorstellen door kenmerken van jezelf en je buurman/vrouw op te schrijven op post-its. De post-its van je buurman geef je vervolgens aan hem, je krijgt zelf dus ook kenmerken terug waarmee anderen jou beschrijven. Kenmerken van jou en die anderen aan jou geven samen een krachtig beeld van jou. Vooral de kenmerken die anderen aan jou geven kunnen jou eigen omschrijving versterken of uitbreiden. Zo ontstaat er een sociaal profiel van jou, dit sociale profiel liep als een rode draad door de presentatie heen.

Ook geïnteresseerd in een gastles?

Spreekt de presentatie u aan en bent u ook geïnteresseerd in een gastles over kennismanagement 2.0 of andere onderwerpen waarover ik blog. Laat het mij gerust weten dan kunnen we gezamenlijk kijken naar de mogelijkheden!

Medio Juli 2008 was het mijn beurt om af te studeren voor de opleiding Bedrijfskundige Informatica aan de Haagse Hogeschool. Ik mocht bij Sogeti onderzoek doen naar Enterprise Social Network. Een periode waar ik met veel plezier op terug kijk en leuke collega’s waar ik altijd nog contact mee gehouden heb. Helaas was in de periode van de afronding van mijn afstudeerstage het hoogtepunt van de crisis, om die reden had Sogeti een aannamestop. Ondanks verwoede pogingen van mij en verschillende mensen binnen Sogeti moest ik er toch aan geloven een andere werkgever te zoeken.

Ik kwam terecht bij Koenen Baak en Partners (KBenP). De gesprekken waren veelbelovend en ik ging met veel enthousiasme aan de slag. Mijn periode bij KBenP was turbulent en leerzaam tegelijk. Als ECM Consultant heb ik verschillende rollen gehad in een grote verscheidenheid aan projecten. Juist deze verscheidenheid heeft mij een breed beeld gegeven van het vakgebied en ik heb er veel van geleerd. Toch was het tijd voor mij om een nieuwe uitdaging te zoeken.

Mijn nieuwe uitdaging vond ik weer bij Sogeti, ook weer bij dezelfde afdeling als mijn afstudeerstage, namelijk Distributed Software Engineering (afgekort DSE). Binnen het team van Portals & CMS krijg ik de functietitel “Functioneel ECM Engineer” mee. In de praktijk hoop (en verwacht) ik mij voornamelijk te richten op de toepassing van innovaties binnen organisaties, denk bijvoorbeeld aan Enterprise 2.0. Een aantal zaken weet ik met deze stap zeker uit ervaring tijdens mijn stage periode, de basis is goed en ik ben zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor mijn pad.

Dus vandaar “Terug naar waar het allemaal begon…” .. Mijn professionele carrière dan! (ook dat kun je nuanceren want mijn opleidingen kun je er zeker bij rekenen).  Ik ben inmiddels al twee weken aan de slag met een interne opdracht waarbij ik in aanraking kom met een groot deel van de organisatie. Een mooie manier om de organisatie weer helemaal te leren kennen.

Kennismanagement systemen worden al sinds jaar en dag gepropageerd als wondermiddel om de kennisuitwisseling binnen een organisatie te stimuleren. Tenminste, door leveranciers. Veel vendors gebruikten de term om hun systeem aan de man te brengen als het kennismanagement systeem. Het maakt niet uit welk systeem er gebruikt werd, het werd ingezet als kennismanagement systeem. Het belangrijkste aspect, de medewerker en zijn impliciete kennis, wordt daarbij wel (meer dan) eens vergeten.

Ook tegenwoordig is dat niet veel anders, hoeveel applicaties zijn er niet bij organisaties naar binnen ‘geschoven’ als kennismanagement systeem? In deze blogpost beschrijf ik het verschil tussen de traditionele en de huidige systemen,  echter moet de rol van dergelijke kennismanagement systemen ook niet worden overdreven. Ze hebben overigens ook maar een faciliterende rol om de kennis binnen een organisatie.

“Social Media ondersteunt niet alleen de bestaande kennis, maar stimuleert vooral nieuwe kennis en innovatie”

Continue reading

Het is inmiddels een tijdje geleden dat ik deze tweet van @oscarberg voorbij zag komen op Twitter. Gelukkig heb ik hem als favoriet gekenmerkt, maar dat terzijde. Hier kwam naar mijn idee een nieuwe term naar boven die wellicht heel waardevol kan zijn in het steeds veranderende vakgebied van Information Management. Namelijk “Social Information Management”. Het zette mij aan het denken, dus moest ik het even kwijt in de vorm van deze blogpost.

Het gaat in dit geval om de toevoeging van ‘Social’. Dit gebeurt al geruime tijd bij verschillende termen, maar nu ontkomt ook de term Information Management er niet aan. De uitleg die Oscar er aan geeft: “With social software, other people help you find, organize & refind your digital stuff” legt naar mijn idee wel erg de nadruk op de software die er voor nodig is maar vat het verder mooi samen.

In de essentie geeft hij dus aan dat andere mensen jou helpen met het zoeken, organiseren en terugvinden van digitale informatie. Maar Information Management gaat niet alleen om het kunnen vinden en organiseren van informatie, het gaat om nog veel meer. Ook daar kan Social een mooie rol in spelen. Neem bijvoorbeeld bij het produceren van informatie, maar ook het plaatsen in de juiste context. Anderen kunnen helpen bij het produceren van informatie (dmv samenwerken), in de juiste context plaatsen van de informatie gebeurt dan door het gebruik van taggen.

Nog mooier is dat Social ervoor kan zorgen dan Informatie transformeert naar Kennis, doordat je de informatie buiten de context (van bijvoorbeeld een proces) kan hergebruiken!

Susan Scrupski en Andrew McAfee, twee grote namen in de wereld van Enterprise 2.0, gaan samenwerken om een serie van case studies te ontwikkelen. Ze willen onderzoeken hoe grotere organisaties omgaan met het fenomeen 2.0. Het doel van het onderzoek is om een dozijn aan case studies te ontwikkelen uit verschillende sectoren.  Per case studie onderzoeken ze de implementatie strategie, de huidige status, maar ook de toekomstige verwachtingen van Enterprise 2.0 voor de organisatie.

Om een overkoepelend beeld te geven hebben ze de volgende thema’s geidentificeert:

• Innovation:  Leveraging collaboration and social activity to spur discovery, idea generation, and breakthroughs for the organization or customers
• Time-to-Market: Accelerating the time to bring products/services to market by collapsing artificial silos/boundaries and time zones
• Cultural Reinvention: Using the philosophies of 2.0 to reshape the organizational DNA, embracing transparency, collaboration, trust, and authenticity
• Visibility: To provide a real-time view into operations and business process by connecting people and ideas.
• Cost Reduction: Substituting more agile, lightweight tools for connecting and sharing that are easier to manage and significantly reduce operational cost.
• Knowledge-sharing: Harvesting institutional knowledge of the enterprise for the purposes of retaining it, exposing it and providing easy access to it.
• Expertise location: Indexing and surfacing hidden and known talent in the Enterprise.
• Productivity improvement: Providing socio-collaborative tools to the workforce for measurable gains in productivity.
• Talent Retention: Providing tools that add to workplace satisfaction and positive employee work experience, especially germane to retaining GenX and GenY talent.

Elke case study wordt beschreven in een volledig contextueel verhaal, elke case study belicht minstens een van de bovenstaande thema’s. Hoewel niet iedereen zo enthousiast is over deze thema’s  ben ik erg benieuwd naar de uitkomsten van het onderzoek. Volgens de aankondiging in de blogpost willen ze halverwege juni de voortgang presenteren, tijdens de Enterprise 2.0 conference.

Ongetwijfeld hebben ze al een shortlist aan mogelijkheden, maar een collega blogger heeft al een voorzet gedaan die ze kunnen gebruiken.

Op Slideshare staan sinds enige tijd drie mooie presentaties over Kennismanagement 2.0, een reeks van Frank Wolf e.a. van T-Systems. Een mooie combinatie van verhaallijn van een (fictieve?) casus en sterke punten over social software.

Het eerste deel gaat over de mankementen van het ‘traditionele’ kennismanagement, deel twee verteld de mogelijkheden van social software voor organisaties en deel 3 beschrijft de weg naar een Enterprise 2.0. Continue reading