De oprichters van 37signals, het bedrijf achter de succesvolle online projectmanagment tool Basecamp, hebben een eigen kijk op het draaien van hun business. Deze eigen kijk hebben ze in een boek beschreven “Rework“, met als ondertitel “Change te way you work forever”. Een boek wat van het begin tot eind boeit en vooral inspireert. Het boek is voornamelijk geschreven voor (startende) ondernemers maar ik zou hem iedereen willen aanraden.

Negeer de echte wereld
Na een korte introductie beginnen ze met het “neerhalen” van de ongeschreven regels van organisaties. Als je bijvoorbeeld met een totaal nieuw idee komt, krijg je vaak reacties als “in de echte wereld gaat dat niet werken”. Negeer dat. Maar ook met het business plan wordt korte metten gemaakt.  Een plan over 5 jaar of langer is afhankelijk van zoveel factoren, je kunt het beter gokken noemen.

Productiviteit
Mooie manier ook hoe ze bij 37signals de productiviteit aanpakken. Niks samenwerken, sluit je juist op tegen afleidingen. Reserveer per dag een aantal uur om ongestoord te gaan werken, dus geen mail en telefoon uit  maar ook vrij van onderbrekingen van je collega’s. Je zult verbaast staan hoe productief je dan bent, aldus de auteurs. Maar ze gaan er verder in, ik zal daar niet teveel over toelichten voordat je straks het hele boek hier kunt lezen.

Schitterende filmpjes hebben ze overigens gemaakt, dit is er één van:

www.youtube.com/watch?v=IU3imeeLHiA

Dit filmpje slaat op het hoofdstuk productiviteit, waarin ze beschrijven dat je altijd voldoende moet slapen. Als je constant lang doorwerkt en weinig slaapt dan kom je jezelf tegen. Daarnaast verlies je creativiteit als je moe bent, je wordt minder flexibel en bent niet te harden voor je collega’s. Slapen dus!

Competitie
Als klein bedrijf heb je niet de resources van een grote organisatie, je zult dus slim moeten zijn. Schitterende handvatten worden geboden in dit boek. Om te beginnen met “niet kopiëren”, doe nooit je concurrent na want dan loop je achter de feiten aan terwijl je voorop moet lopen. Zo zijn er nog een aantal voorbeelden die je moet lezen.

Conclusie
Ik moet eerlijk bekennen dat ik niet zo een lezer ben, bijna nooit lees ik een boek. Dan is het makkelijk zeggen dat je nog nooit zo snel een boek hebt gelezen, toch is het ditmaal zo. Het boek is dan ook heerlijk opgebouwd met veel afbeeldingen en korte hoofdstukjes. Plus de schrijfstijl is geweldig, lekker kort en bondig. Het boek zit vol met praktijkcases om hun manier te onderbouwen, niet alleen vanuit hun eigen ervaring maar ook van andere succesvolle organisaties.

Binnen een week is het boek uit en zit ik vol met motivatie en nieuwe manieren om aan de slag te gaan. Mijn droom om “ooit” een bedrijf volledig op mijn eigen manier te runnen lijkt zelfs dichter bij te komen.

Thumbs up for managementboek.nl
Ik wil hier helemaal geen reclame maken maar de manier hoe ze mij geholpen hebben bij managementboek.nl verdient een “thumbs up”‘. Dit boek kwam beschadigd binnen, niet eens heel erg beschadigd. Nadat ik daar een mail over terug gestuurd had kreeg ik een reactie met twee opties, een korting van 30% of een nieuw boek. Omdat ik toch graag een net boek wil hebben (kans was groot dat hij snel op de plank zou komen te staan) vroeg ik om een nieuwe. Als reactie daarop kreeg ik te horen dat ik het beschadigde boek mocht houden en dat er een nieuwe verstuurd is, om mij de moeite te besparen hem terug te sturen. Ik vind dat netjes.

Ik zie zojuist dat lifehacking al eerder wat over Rework geschreven heeft.

Susan Scrupski en Andrew McAfee, twee grote namen in de wereld van Enterprise 2.0, gaan samenwerken om een serie van case studies te ontwikkelen. Ze willen onderzoeken hoe grotere organisaties omgaan met het fenomeen 2.0. Het doel van het onderzoek is om een dozijn aan case studies te ontwikkelen uit verschillende sectoren.  Per case studie onderzoeken ze de implementatie strategie, de huidige status, maar ook de toekomstige verwachtingen van Enterprise 2.0 voor de organisatie.

Om een overkoepelend beeld te geven hebben ze de volgende thema’s geidentificeert:

• Innovation:  Leveraging collaboration and social activity to spur discovery, idea generation, and breakthroughs for the organization or customers
• Time-to-Market: Accelerating the time to bring products/services to market by collapsing artificial silos/boundaries and time zones
• Cultural Reinvention: Using the philosophies of 2.0 to reshape the organizational DNA, embracing transparency, collaboration, trust, and authenticity
• Visibility: To provide a real-time view into operations and business process by connecting people and ideas.
• Cost Reduction: Substituting more agile, lightweight tools for connecting and sharing that are easier to manage and significantly reduce operational cost.
• Knowledge-sharing: Harvesting institutional knowledge of the enterprise for the purposes of retaining it, exposing it and providing easy access to it.
• Expertise location: Indexing and surfacing hidden and known talent in the Enterprise.
• Productivity improvement: Providing socio-collaborative tools to the workforce for measurable gains in productivity.
• Talent Retention: Providing tools that add to workplace satisfaction and positive employee work experience, especially germane to retaining GenX and GenY talent.

Elke case study wordt beschreven in een volledig contextueel verhaal, elke case study belicht minstens een van de bovenstaande thema’s. Hoewel niet iedereen zo enthousiast is over deze thema’s  ben ik erg benieuwd naar de uitkomsten van het onderzoek. Volgens de aankondiging in de blogpost willen ze halverwege juni de voortgang presenteren, tijdens de Enterprise 2.0 conference.

Ongetwijfeld hebben ze al een shortlist aan mogelijkheden, maar een collega blogger heeft al een voorzet gedaan die ze kunnen gebruiken.

Via @rickmans kwam ik de volgende presentatie tegen. Een erg boeiende presentatie over de huidige trends in ECM.

Maar goed, ik zal niet alles verklappen. Bekijk de presentatie zou ik zeggen, ik hoor graag wat jij er van vind.

Op Slideshare staan sinds enige tijd drie mooie presentaties over Kennismanagement 2.0, een reeks van Frank Wolf e.a. van T-Systems. Een mooie combinatie van verhaallijn van een (fictieve?) casus en sterke punten over social software.

Het eerste deel gaat over de mankementen van het ‘traditionele’ kennismanagement, deel twee verteld de mogelijkheden van social software voor organisaties en deel 3 beschrijft de weg naar een Enterprise 2.0.

The Wikipedia Myth

De eerste presentatie gaat vooral over mankementen van het ‘traditionele’ kennismanagement en de mythe dat social software  dit wel op gaat lossen.

De verwoording van Kennismanagement vind ik in deze presentatie erg sterk, Frank Wolf beschrijft de situatie als volgt:

• Schrijf je kennis op, het liefste in een database
• Zorg dat je het ‘juiste’ detailleringsniveau aanhoudt
• Misschien dat iemand op een keer leest wat je geschreven hebt. Misschien ook niet.
• Je mag er vooral ook niet teveel tijd aan besteden.

Social software, zo stelt Frank, verandert in ieder geval het eerste punt. In plaats van het opslaan van kennis in een database schrijf je een blogpost, een wiki pagina of maak je gebruik van een andere sociale tool. Maar dat is nog altijd niet voldoende om succesvol kennis te delen.

Echter lukt het op internet (al een aantal jaar) erg goed, waarom daar wel? De reden daarvoor wordt vooral gekeken naar de 1% regel, of in zijn geval 90-9-1 regel: 90% consumeert alleen informatie op internet, 9% reageren en taggen informatie en slechts 1% creëert het grootste deel van de informatie. Als je dit 1-op-1 overneemt in een organisatie dan is 1% wel erg weinig.

Ten slotte eindigt de presentatie met het aangeven dat Kennismanagement en Social Media op de oppervlakte wel erg op elkaar lijken, maar daaronder staan ze lijnrecht tegenover elkaar.

Hoe moet het dan wel?

Het gaat niet meer alleen om het opslaan en beschikbaar maken van kennis, maar juist om de mensen (achter die kennis) met elkaar te verbinden. Dat is een belangrijke statement van het tweede deel in de reeks:

Logischerwijs begint de presentatie waar de vorige eindigde, namelijk met de volgende punten:

• Het delen van kennis is altijd vrijwillig, niemand kan hier ooit geforceerd worden
• We delen kennis wanneer we het juiste publiek hebben, het motiveert ons en creëert de juiste context
• Social software alleen is zeker niet de oplossing voor de mankementen van kennismanagement

Het gaat niet meer alleen om het opslaan en beschikbaar maken van kennis, maar juist om de mensen (achter die kennis) met elkaar te verbinden. De cultuur moet wel veranderen van ‘welke informatie moeten we beschikbaar maken?’ naar ‘welke informatie moet beveiligd worden?’. Het lijkt een nuance verschil, maar juist die openheid is belangrijk.

De drie nieuwe elementen zijn:

• Het gaat niet om het lezen van de juiste documenten, het gaat om het vinden van de juiste personen
• Social Software stelt ons in staat on netwerken van personen op te bouwen, waardoor we de juiste mensen sneller kunnen vinden
• Maar bij dit alles hoort wel een open organisatiecultuur

Mooi vond ik vooral hoe de presentatie toont dat de transparantie van social software al veel bijdraagt aan de verbinding tussen medewerkers. Favorieten worden gedeeld, wijzigingen aan wiki pagina’s (en documenten) worden bijgehouden en communicatie gaat via microblogs. Daarnaast voegt iedereen tags vanuit zijn/haar eigen perspectief aan content. Zonder veel af te wijken van de dagelijkse werkzaamheden heeft dit wel positieve gevolgen: Social software verbind content met elkaar, verbind content met mensen en vervind mensen met elkaar.

Hoe creëer ik dan een Enterprise 2.0?

Getting started

De sleutel tot succes van social software is integratie, zo stellen de makers in het laatste deel van deze reeks presentaties. De presentatie onderscheid daarin de vlakken organisatie, technologie en cultuur.

Een Enterprise 2.0 creeer je door het integreren van social software in drie vlakken, namelijk organisatie, technologie en cultuur.

De presentatie geeft aan hoe social software geïntegreerd moet worden in de bestaande architectuur. Belangrijk hierin is dat zoveel mogelijk, zoniet alle, informatie gelinkt en beschikbaar gemaakt worden. Maar zorg ervoor dat er geen informatie overload ontstaat, zorg voor een filtering op basis van de persoonlijke behoefte van de medewerkers.

Cultuur, zo gaat de presentatie verder, is een indirecte variabele en kan niet gegenereerd worden. Het is dus wel mogelijk om invloed uit te oefenen maar niet mogelijk om het direct te sturen. Ook op de vraag of de cultuur binnen de organisatie wel goed is voor deze stap naar social software geeft de presentatie antwoord. De juiste cultuur moet een doel zijn en niet een vereiste.

Start small – think big!
Begin met het ontwikkelen van een visie, tackle vervolgens een echt probleem. Implementeer social software en evalueer dit, update de visie. Verbeter de operatie en ga verder naar de volgende applicaties.

Conclusie

Een erg sterke reeks van presentaties de juiste insteek heeft richting kennis management (als dat zo nog mag heten). De manier hoe de presentaties illustreerde dat de traditionele manier van kennis management niet meer voldoende was en dat alleen het implementeren van social software weinig verbeterd vond ik goed. De juiste integratie van social software zorgt voor een veel hogere adoptie dan de 1% regel die op internet geldt.

Maar vooral hoe social software transparantie brengt in de orgranisatie vond ik een sterk punt. Medewerkers hoeven niet veel aan hun standaard werkzaamheden te veranderen, de transparantie zorgt ervoor dat medewerkers met elkaar in verbinding komen te staan.

Wel vond ik het vreemd dat de presentatie reeks zich vooral richt op de organisatie intern. Het gaat weinig in op de steeds vager wordende grenzen tussen organisatie en klant/partner. Juist die informatie buiten de grenzen van de organisatie kunnen de kennis binnen de organisatie verhogen vanuit mijn standpunt.

“In an economy where the only certainty is uncertainty, the one source of lasting competetitive advantage is knowledge”

Een quote van Ikujiro Nonaka. Ik vind hem persoonlijk erg sterk, juist in de economisch onzekere tijden is kennis het blijvende concurrentie voordeel. De presentatie eindigt vervolgens met ‘to be continued’ dus ik ben erg benieuwd naar het vervolg..