Edwin van der Geest – Consultant en Blogger

Kennismanagement systemen worden al sinds jaar en dag gepropageerd als wondermiddel om de kennisuitwisseling binnen een organisatie te stimuleren. Tenminste, door leveranciers. Veel vendors gebruikten de term om hun systeem aan de man te brengen als het kennismanagement systeem. Het maakt niet uit welk systeem er gebruikt werd, het werd ingezet als kennismanagement systeem. Het belangrijkste aspect, de medewerker en zijn impliciete kennis, wordt daarbij wel (meer dan) eens vergeten.

Ook tegenwoordig is dat niet veel anders, hoeveel applicaties zijn er niet bij organisaties naar binnen ‘geschoven’ als kennismanagement systeem? In deze blogpost beschrijf ik het verschil tussen de traditionele en de huidige systemen,  echter moet de rol van dergelijke kennismanagement systemen ook niet worden overdreven. Ze hebben overigens ook maar een faciliterende rol om de kennis binnen een organisatie.

“Social Media ondersteunt niet alleen de bestaande kennis, maar stimuleert vooral nieuwe kennis en innovatie”

Zoals ik in de introductie beschreef is er weinig verschil te zien in de implementatie kennismanagement systemen. Wel zie ik een totaal andere toepassing van de huidige kennismanagement platformen tegenover de ‘traditionele’ systemen. De ‘traditionele’ systemen trachten de expliciete kennis vast te leggen en beschikbaar te maken. Kennis dus die al eens is opgedaan en vervolgens opgeschreven (expliciet gemaakt). Kortom, in traditionele kennismanagement systemen kijk je vooral terug op kennis.

In de nieuwe kennismanagement systemen, ook wel Kennismanagement 2.0 genoemd, zie je een verschuiving van het verleden naar het heden en toekomst plaats vinden. Kennis hoeft niet meer uit het verleden te komen, het systeem ondersteund de creatie van nieuwe kennis. Vooral door het gebruik van Social Media tools wordt het delen van nieuwe kennis gestimuleerd. Social Media verbindt collega’s die eerder niet verbonden waren, hierdoor ontstaan combinaties van kennis wat tot nieuwe kennis lijdt.

Om de verschillen inzichtelijk te maken heb ik onderstaande presentatie gemaakt. In de presentatie ga ik dieper in op de definities en de verschillen tussen kennismanagement 1.0 en 2.0.

Transparantie

In steeds meer huidige kennismanagement systemen is het niet meer nodig achteraf de kennis te delen. Door de transparantie in het systeem deel je tijdens het uitvoeren van je werk al je kennis. Goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een vraag die je stelt via een microblog, de vraag en het antwoord daarop zijn voor iedereen in de organisatie zichtbaar. Maar ook bijvoorbeeld bij het gebruik van een wiki om in projectvorm aan een document of stuk tekst te werken, de wijzigingen die je aanbrengt zijn inzichtelijk voor iedereen.

Kennis niet alleen meer binnen de organisatiegrenzen

Een ander groot verschil is dat organisaties steeds meer tot de conclusie komen dat kennis allang niet meer alleen binnen de organisatiegrenzen te halen valt. De kans is groot dat buiten de organisatie meer kennis te halen is dan binnen, met uitzondering misschien van een aantal specialistische kennisgebieden. Ook hier is een fundamenteel andere inrichting van systemen nodig, omdat traditioneel alleen interne kennis werd ‘opgevangen’. Maar ook de organisatie moet hier op ingesteld zijn, het vergt namelijk een andere manier van benaderen.

Conclusie

Het doel van kennismanagement is in de loop der jaren niet veel veranderd, de middelen om dit te faciliteren zeker wel. Waar het voorheen alleen mogelijk was om kennis te delen van het verleden is het nu mogelijk om juist de huidige kennis te delen en nieuwe kennis te ontwikkelen. Ook is het meer dan ooit mogelijk om naast expliciete kennis ook impliciete kennis van collega’s te benutten. Maar ook de scope van kennismanagement is veranderd (/aan het veranderen), het wordt steeds meer organisaties duidelijk dat de kennis ook buiten de organisatie van groot belang kan zijn mits je hier op een verantwoorde manier mee om gaat.